【实录】企微大讲堂第十三期：企微私人信箱大讲堂

8月18日，第13期企微大讲堂顺利举行。我们通过视频演示为大家讲解了私人信箱的操作方法，众多微友在线收听，热情互动。小编整理出讲座精华实录，和大家共享！点击“”，前往查看“视频教程”。

嘉宾介绍：企微金牌顾问游思敏<思思>

实录分为两大部分：

Part one：私人信箱专题讲解

Part two：精选问答

Part one：私人信箱专题讲解

本次的分享主要有五个部分，我会跟大家介绍下私人信箱以及它开启和高级使用方法，并带大家了解下其他人是怎么用的，最后是问答。

1、私人信箱简介

1.1、私人信箱基本介绍

私人信箱，一听到这个词，大家可能会联想到：邮箱、短信，但，它远比邮件、短信强大得多，为什么这么说呢？大家先莫着急，接下来我会跟大家一一讲解。

【私人信箱】是企微新闻公告应用中的特色功能之一，通过它，可以一次性发送各种个性化的通知。私人信箱适用于多种使用场景，如发工资条、活动入场券、抽奖兑换码等等，是一个能取代邮件、短信等传统通知方式的工具。

1.2、传统群发消息痛点

传统群发消息的方式，像邮箱和短信，都存在着一些弊端。
邮件：无法确认是否查阅、信息与其他邮件混杂、无法针对性群发、选择收件人麻烦、垃圾邮件多等；而短信不仅存在邮件的问题，还成本高、受字数限制、打开率低、无法对不同人群发不同内容等问题。

然而针对以上的传统方式的痛点，企微【私人信箱】将是你最好的选择。【私人信箱】操作简便，接收及时，彰显个性，安全可靠。

那我们怎么开启和使用私人信箱呢？接下来我将引领大家走进神秘的私人信箱，解开它那神秘的面纱。

2、怎么开启和使用私人信箱？

2.1、前提要安装新闻公告应用功能

安装完企微【新闻公告】应用，就自动有了私人信箱功能，在企微管理后台可以使用私人信箱来做很多有趣的事。还没安装【新闻公告】的微友，扫一扫下面的二维码，直接安装使用私人信箱。

2.2、实操：如何发送一则私人信息（以<公司财务发工资条>通知为例）

拿公司财务发工资这个最频繁的场景来说。相信财务部门的朋友们肯定被每个月发工资条的事情弄得很烦吧。我将教大家一个绝招：用私人信箱来“一键群发”工资条！只需三步走，跟着我来完整操作一遍，就能轻松搞定。

2.2.1、工资条提前预览

我们先来看一下通过私人信箱发出来的工资条是怎样子的。

这则工资条可以拆分成三个部分：前缀、个人信息和后缀。除了前缀和后缀，每个人收到的【个人信息】部分都是不一样的，而且只有自己能看到，做到“工资条保密发送”。

2.2.2、只需三步，轻松发放工资条

首先，管理员需要先在企微管理后台下载个模板，然后，编辑完模板之后上传，最后发送就可以了。

第一步：下载模板编辑

在这三个步骤里面，重点是第一步中模板的编辑，下面我就来详细讲解一下。

从企微管理后台-内容管理-私人信箱点击新增，点击“个性信息导入文件模版下载”。打开模板，模板默认了工资条的一些字段。该模板的第1列必须为姓名，第二列是账号，第3到50列为自定义字段，比如这里是基本工资、岗位津贴等。

在编辑这个模板时，有几个点需要注意一下：

①私人信箱的发布是基于【账号】来匹配的，因此这里要保证账号的正确。若账号是纯数字，必须转换为文本格式。

小技巧：第1、2列的姓名、账号，可通过通讯录导出，系统根据用户账号精确匹配到用户后分别发送消息。

②表格中不得使用公式来显示内容，只能是文本的格式，否则会出现新增失败的情况。

小技巧：将公式转化为文本格式可以通过复制后选择性粘贴为数值形式实现

③表格中表头不得留空，必要的字段名一定得填上。

留空的话会出现该列的内容不会发送，员工在微信端上会看不到该列内容

这些也都可以在模板中的【说明】里看到。

第二步：上传，编辑私人信箱

把Excel模板上传到刚刚新建的私人信箱中，添加任务名称和前后缀，比如:

任务名称:2016年7月份工资条通知

前缀：您2016年7月工资条明细如下

后缀：祝您生活愉快！

添加张封面图，再把刚刚做好的模板上传上来。

这里有一个【发送重复用户消息】的按钮，这又是干什么用的呢？

重复消息：指的是账号重复，内容不同

例如：财务需要给同一个人同时发送两条不同内容的工资条，又不想另外再编辑一个模板，这时只需在同一个模板中同一个人编辑两条不同内容，在后台上传有重复信息的模板时，开启这个按钮即可。

第三步：发送

补充完必要的信息后，就到了第三步：发送！企微提供了私人信箱【保存草稿】和【定时发送】功能，方便管理员提前设置。

2.3、私人信箱数据管理

发送完成后，后台可以随时查看消息发送成功/失败的条数，已阅人员也能实时了解，确保发出去的消息有人能及时看到。

2.3.1、查看发送失败数据

如遇到消息发送失败的情况，可以点击【失败条数】进入查看页面查看【失败原因】，我们可以从两个方向查看：

①数据比较少的情况下，通过【操作】点击【详情】页面可以看到【说明】，可以根据说明进行内容的修改。

②数据比较多的话，可以通过【导出失败数据】按钮，导出数据，查看失败原因。

2.3.2、“新增失败”情况处理

对于提示【新增失败】，系统无法判断失败原因的这种情况，需要回到导入模板上：

1、检查最后的空行空列（如果发送失败，将最后的空行空列都删除就可以了）；

2、检查有没有使用公式（Excel不能使用任何公式）；

3、检查自定义字段有没有超过255个字的长度（一般是由长链接导致的，转换为短链接即可）；

4、检查单元格是否存在合并的情况（不能存在合并单元格的情况）；

注：对于人员未关注，账号不存在，字段顺序不对等问题，只需要采取对应的措施进行调整即可。

只要大家在编辑模板的时候根据注意点，对导入表格进行检查，基本上都不会出现新增或发送失败的情况。

2.4、员工查看私人信箱（微信端）

后台发布完私人信箱，员工在微信端会收到消息通知提醒，只需在微信端进入企业号，打开新闻公告应用，则可以在消息页面看到消息的推送，或者在底部菜单的【私人信箱】打开查看。

手机上的私人信息页面有几大亮点：保密水印、销毁功能、确认已阅和沟通反馈等。

①私人信箱有密保的功能：查看人员打开信息内容阅读后，会显示该人员的姓名水印，防止转发泄露，对保密企业信息起到一定的作用。

②私人信箱销毁功能：人员收到工资条阅读完毕，可点击销毁按钮，将该工资条销毁，这样其他人就无法查看，即保护了隐私，也防止信箱被泄露。

需要注意的是：一旦点击销毁，消息就会被直接删除，从消息页面上点击这则消息，会提示“你所查看的消息已销毁”。但管理后台还是可以看到这则消息的内容，可作备份留底。

③【确认已查阅】功能：员工收到消息，点击信息进入，无误后可以点击【确认已查阅】及时反馈给我们的管理员，管理员根据反馈的信息，可以在后台及时对【未阅读人员】进行【提醒通知】。

3、私人信箱高级使用技巧

3.1、私人信箱高级攻略

大招一：私人信箱摇身一变，快速制作入场券、兑奖码

比如年会的时候，给每一位员工都发一张专属的入场券，凭入场券可以领取福袋一个，那我就可以把模板改成如图显示的样子，再上传到私人信箱中发送，那么员工就会在手机上收到这样温馨的入场券啦！

兑奖码的制作也是同个道理，大家可以自行试试！

大招二：打通企微应用

在上面的展示中，在私人信箱中加入的网页链接，这样能够充分利用私人信箱保密、个性群发、确认、销毁等功能。这个又是怎么做的呢？同样是利用了第3~50列的自定义功能！

管理员需要让员工填写表单、申请单、调查卷等情况时，在制作导入表格，只需在私人信箱中嵌入链接，员工可以直接页面点击链接跳转填写提交。

大招三：使用Vlookup函数，快速匹配账号

请点击链接查看演示视频：

3.2、私人信箱两个小技巧

小技巧1：开启反馈功能

在查看信息的界面出现了一个绿色小图标，通过点击小图标可跟发件人私聊，反馈消息。一般情况下它是灰色不可按的，需要开启了才能使用，怎么开启呢？

开启前需提前设置以下两项：
①开启企业会话功能：登录企业号管理后台（qy.weixin.qq.com）找到服务中心-企业会话-开启。企业会话右上角显示已开启状态即可（使用范围需设置好，否则相关成员不能正常使用该功能）

②绑定企微管理后台发件人通讯录：
当发件人为超级管理员时，直接在设置中心-账户信息管理页面绑定通讯录用户；
当发件人为子账户（即分管理员）时，超级管理员在设置这个子账户时可绑定该子账户发件人的通讯录。

设置好后，管理员在后台通过私人信箱发送消息，成员在微信端收到该消息后，如有异议可直接跟发件人（即发送消息的管理员）进行对话反馈情况！

小技巧2：让私人信箱更美观

在后台编辑私人信箱的时候，支持在前后缀加入空格代码<br/>，之后选上一张美美的配图，就可以让私人信箱更赏心悦目。