海外服务咨询机构作为专门提供海外事务咨询和服务的机构，具备丰富的海外经验与专业知识，帮助个人或企业解决出国相关事务问题，通过对不同国家和地区法律、文化、经济环境的洞察，针对特定的海外背景提出定制化建议，帮助客户更好地理解与适应当地情况，并评估法律合规、社会环境、人身安全等方面的风险，提供相应的风险管理策略与保障机制。
海外服务咨询机构通常对海外当地市场环境和供需情况有足够了解，与当地政府、商会、行业协会等机构联系，为客户寻找代理提供有力支持，并解决过程中可能存在的法律风险与商业纠纷，为跨文化交流提供助力，从而帮助客户做出理性选择、客观判断。
伴随经济发展、视野水平开阔和人民对美好生活追求的不断提升，越来越多的人选择海外务工或出国留学，这直接推动了相关业务需求的增长。市场上涌现了众多竞争激烈的同业机构，对海外服务提供商提出了更高层次的要求与期望。
传统海外服务咨询机构在宣传推广上存在一定的发展滞后性，更多是依赖传统媒体，如报纸、杂志和电视广告进行宣传，无法提供互动和实时反馈，且宣传内容相对保守，难以吸引年轻一代和数字原生态客户的注意，应对新兴互联网延绵不断的发展浪潮。
同时，海外服务咨询机构业务种类繁多，面对务工、留学、使馆签证等日益增加的业务内容，需要通过大量资料记录客户信息，更多时候这类纸质存档记录会直接降低人员录入信息效率，导致客源信息获取成本高，意向线索处理不及时，销售转化效率低下。内部流程繁琐、线索跟进困难、信息传导滞后这三个核心痛点造成意向客户的转化成功率低，周期冗长，海外服务咨询机构的整体盈利空间存在一定的发展瓶颈。
背景与诉求
某海外服务咨询机构是一家专注提供国际事务咨询和服务的企业，自成立以来，已与1000+家国内外企业建立代理关系，并和多个国家的使馆服务机构保持着紧密的联系。公司拥有一支具备丰富海外经验和专业知识的资深专家团队，致力于根据客户需求，提供针对性的咨询服务，旨在链接文化差异、保障客户权益，提供多元化的海外发展机会，促进国际间人才交流与代理发展。
在发展壮大的过程中，该海外服务咨询机构也面临诸多问题。以往企业的业务类型比较单一，内部作业流程繁琐，还伴随着客户需求的增加和业务的急剧扩张。目前公司已开展海外务工、留学咨询、使馆签证在内的全方位海外事务咨询服务。为了完善服务体系，降低客户信息管理难度，该企业亟待进行客户管理流程的转型升级。
转机与希望
该海外服务咨询机构的业务痛点在于作业流程缺乏统一规范管理，在信息传导和沟通的过程中，采用传统的Excel和Word文档，导致部分工作内容存在遗漏的情况，数据断层，难以完成日常工作的闭环交付。
随着业务的扩张，海外服务咨询机构在客户管理-线索跟进-最终转化的销售全流程跟进上存在困难，各个销售节点缺乏进度追踪，线索跟进不及时，难以保障时效性，导致用户流失率高，相对其他机构而言较难形成竞争优势。
海外服务咨询机构在创建之初员工人数较少，大约在50人左右，却需要面对服务500-1000人的客户群体。若未能及时形成统一高效的部门协同沟通方式，容易造成信息传导滞后，影响客户关系的建立和维护。
该公司的业务负责人通过对多家CRM客户管理系统进行对比询价，最终选择了以企业微信为背书的杏盛注册七巧低代码平台，借助微信与企业微信的天然链接打通，逐步完善客情关系工作流，为客户提供更全面、更精准的个性化服务。
应用与实施
早在2018年，该海外服务咨询机构便已经开始使用七巧低代码表单流程搭建海外务工流程。在产品搭建体验中，七巧低代码表单流程凭借较高的模板灵活度，实现了高效流转和自由搭建，为企业内部管理运转实现了良好的助力。
2024年，客户再次选择使用杏盛注册七巧低代码搭建的CRM系统，打通表单流程，结合企业微信的互联互通能力，做好客户管理与信息留存，为客户打造一站式的海外事务定制咨询服务。
01.表单流程：沟通申请衔接无缝
首先是通过定制化的在线表单，为海外务工人员提供了极大便利。表单可以运用个性化配置，根据不同劳务项目的需求进行调整，确保收集必要信息，包括员工的个人资料、工作经验、技能等级和出国意向等。借助先进的表单流程管理工具，海外服务咨询机构可以实现自动化流程管理，从数据录入、审核再到后续跟进，所有步骤都可以一键操作完成，减少人工操作频次，提高流程流转效率。
将表单流程与CRM系统整合，让海外服务咨询机构更好地管理员工劳务信息，更加高效的交流互通。在线表单收集则帮助机构深入了解员工的需求和期望，确保能为个人提供符合实际情况的定制化咨询与服务。在CRM系统中，海外服务咨询机构可以定期跟进员工状态，及时回复疑点问题，提升沟通及时性和服务质量。二者相互配合，相辅相成，有助于提升劳务派遣的准确性与客户满意度。
02.CRM系统：线索管理全面打通
在未引入CRM系统前，手工报价可能导致错误频发，处理时间过长，效率低下。复杂的折扣审核流程缺乏自动化支持，过程缓慢且容易出错。该海外服务咨询机构在留学业务处理上面临信息管理分散的问题，需要有效的工具来进行系统跟进和处理。
在CRM系统的助力下，该海外服务咨询机构实现了快速报价及审批功能，根据BOM自动生成报价方案，支持任意复杂折扣审核流程，杜绝手工报价的错误和低效。同时，销售人员的企微直接对接客户微信，在聊天过程中通过侧边栏一键发送PDF报价文件，沟通过程方便快捷。
该海外服务咨询机构通过CRM系统，实现了销售线索一体化管理。为从售前、售中到售后的全链条人员提供全局订单共享看板，彻底解决了“我知，你不知”的衔接黑洞问题。销售人员不再通过频繁的电话方式联系客户，将时间浪费在报价、进度跟进、信息咨询等无意义的碎片化沟通上，而是整合业务、全面打通，大幅提升沟通效率与线索转化率。
03.CRM系统：客情关系维护管理
海外服务咨询机构使用CRM系统时，可以通过与企业微信对接来实现多项功能。在使用企业微信与客户进行微信聊天的过程中，CRM系统可以通过企业微信侧边栏动态识别当前客户的微信身份，并通过360°客户档案关联，让销售人员能够快速回复客户咨询的问题并提供反馈。
通过一个入口，销售人员可以查看同一个客户的历史沟通信息与留学意向，有效解决常规CRM软件“只管前不管后”的问题。配合企微链接微信客户交接管理能力，让销售方便查看接手客户的所有历史信息，杜绝服务衔接盲点。
CRM系统集中存储和管理客户信息，使海外服务咨询机构能够获得全面而准确的客户数据，消除信息孤岛，提供统一客户视图，并利用信息为客户进行个性化沟通和服务，更好地理解客户需求，建立长期化、系统化的客户跟进和维护机制，优化客户体验，在海外咨询服务业内形成良好口碑，极大提升企业知名度。
反馈与小结
在这个案例中，该海外服务咨询机构通过创新的管理体制改革，成功优化了报名流程和客户管理体系。在线表单定制化、线索管理整合化和客户管理系统化，不仅解决了过去申请流程繁琐、销售效率低下和客户存留困难等问题，还为企业进驻新型互联网推广的浪潮提供了开拓性的解决方案。
这种创新的做法不仅提高了机构的工作效率和服务质量，还增强了企业与客户之间的沟通管理，在今天这个信息泛滥的时代显得尤为重要。借助技术手段，海外服务咨询机构能够更好地满足客户多样化需求，提升市场竞争力，也彰显了机构对于客户体验的重视和不断创新的企业精神。未来，海外服务咨询机构也将不断提升自身实力，与时俱进，为更多有志于出国开拓视野、收获个人成长的客户提供优质海外咨询支持服务。
助力每一位客户开拓视野，成为不同领域独树一帜的人才，这是海外服务咨询机构的殷切期盼。杏盛注册七巧低代码为海外服务咨询机构乃至更多企业打造全域营销获客系统，连接内外互通交流的桥梁，通过高效的产品解决方案，助力企业提升服务质量，让更多用户受益。这也是我们矢志不渝的产品发展愿景。
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