杏盛注册OA会议助手操作指南

一、教你一分钟快速上手会议助手

二、管理后台设置

2.1 会议室设置

1）新增会议室：可以按区域添加会议室

2）基本信息：名称、序号、可见范围

3）会议室管理员：会议室审核

4）会议室配置：区域、地址、可用时间段、可容纳人数、设备类型

5）会服人员配置：默认会服

6）会议室管理

「编辑」：对该会议室进行修改编辑
「启用」/「禁用」：启用后，应用端可以选择该会议室
「删除」：可删除指定会议室

2.2会议权限与时长设置

内部会议：支持设置可发起内部会议的成员、会议时长限制、可预定的天数

外部会议：支持设置可发起外部会议成员

2.3数字标牌设备设置

1）设置数字标牌默认背景图片、Logo

2）获取数字标牌设备ID

打开数字标牌设备，设备ID会自动显示

3）管理后台 - 会议助手 - 设置 - 会议室设置 - 开启数字标牌设备 - 填写相关信息

输入数字标牌设备号，如需多个设备同步显示，则设备号英文状态下的分号分隔，例：1654645646411;1654645646412

4）数字标牌显示

发起会议，数字标牌上将会同步显示会议信息

2.4会议签到/签退设置

设置具体使用场景请见下图

2.5会议模版管理

默认启动字段：会议标题、会议内容、会议地点、开始时间、结束时间、发起人、参会人、附件；
可选择字段：电视电话会议、支持人、会议议题、会议发起单位、会议服务、报名表填写

 

2.6议题类别设置

支持设置议题类别、排序、是否启用、议题负责人

 

2.7会议报名表

支持设置设置常用字段和自定义字段，并设置是否为必填。设置完成后应用端报名会议时需要填写该报名表。

 

2.8会议成本核算设置

后台设置

1）设置职位成本对应关系
为通讯录的职位设置时间成本（元/时），未设置的职位成本为0。
一场会议的成本计算公式：会议成本=职位成本 x 会议时间

2）设置会议成本核算功能

支持开启或关闭会议成本核算功能，开启后即可在创建会议室自动计算会议成本。还可以设置谁能在应用端会议详情看到会议成本，支持选择创建人、发起人、参会人、相关人、会议审批人。

2.9 查看报表

1、进入报表管理，点击【新建】创建报表，在创建报表弹窗中支持选择【应用端报表选手】。然后支持两种创建方式，第一种为空白报表，第二种为会议模板。

2、若选择空白模板，即可在图表中选择会议助手的数据源，，支持选择会议室数据表、会议数据表、人员数据表。可按照自己统计的需求选择一个对应的数据表，不支持多选。选择完数据源后支持选择显示的字段，例如行、列、数值。

3、若选择会议模板，则可自动配置默认的六张图表，包括会议室统计、会议室使用统计、人员会议统计、单个会议统计、部门会议统计、会议时长变化趋势，可以满足用户个场景的统计需求。

2.10 会议任务设置

1、在管理后台-会议助手-设置-会议任务设置中支持设置以下功能：
1）启用会议任务功能：启用后即可在应用端会议详情中使用会议任务功能。
2）发起会议任务权限设置：支持设置会议创建人、会议发起人、会议纪要记录人。
3）任务模板设置：点击设置即可跳转到表单中自定义设置会议任务模板，包括表单设计、填单设置、流程设定。

2、在任务类别中可查看某个会议的任务完成情况，区分已完成和进行中的任务。

3、查看任务明细统计

点击内部会议页面的【任务明细统计】即可跳转到表单的会议任务模板明细页面，支持查看所有的会议任务的明细数据、填单统计和统计报表。

三、应用端操作

3.1 查看会议室状态

注：除了通过此方式查看，还可以在「新建会议」的时候，选择会议室

3.2 发起普通会议

会议模版：可选择会议模版‘

会议议题：支持选择会议议题，可多选

已阅即为确认参加：查看会议即为确认参加该场会议

会议服务：可设置该场会议的会议服务要求、人员等

会议审批：需后台设置审批人

会议通知：支持选择微信/企业微信、短信通知

会议自动同步到企微日程：开启后即可同步到企微日程，需要在后台-通用设置-企业微信日程设置中配置Secret

目前会议助手支持发起1000人会议

周期会议：系统自动周期循环发起新的会议

会议室合并使用：发起会议可同时选择多个会议室，支持跨区域多选

语音视频会议：在新建会议页面支持开启语音视频会议，开启后在创建会议后自动预定腾讯会议。
注意：腾讯会议账号为你在通讯录的手机号码，若通讯录中未设置手机号码，则需要在该页面手动输入。

3.3 参与会议

大屏幕签到上墙

管理员： 选择该场会议，后台点击「操作」-「大屏幕」，点击「二维码」可将二维码放大，方便参会者扫描

参会者： 使用「微信-扫一扫」，头像签到上墙

参会者扫描后，头像及时上墙

请假需要审批：开启后，参会人员请假需要审批通过后才会加入请假列表

请假审批人：该会议的发起人

签到时定位/二维码签到

签到时记录地理位置：会议签到时，进行地址定位并生成记录

1、当参会人在微信端 - 手机端，打开该会议详情，点击「扫描签到」按钮，扫描二维码成功后，系统会进行地址定位，并显示在「回复」栏目中

2、「启用二维码签到功能」：开启后，发起新会议时可以选择「二维码签到功能」

3、签到二维码支持导出word文档和保存图片

发起会议人/后台才可以看到签到二维码

会议发起者，应用用端界面显示操作：
修改：可重新修改该场会议的内容
结束：提前结束会议
纪要：可编辑该场会议的会议纪要，见下文【会议纪要】
复制：对该场会议标题、内容进行复制，以便再次申请会议室

编辑/查看会议纪要：会议结束后，会服人员点击会议纪要右侧的「编辑」按钮，即可开始编辑该次会议的纪要内容。会议纪要发布后，该次会议的发起人和参会人均可查看纪要内容

另外，可在会议助手查看/回顾与自己相关的所有会议纪要内容

3.4 会议详情页面

「参加」：可查看已确认参加会议的人员情况：「确认参加」、「已签到」、「未签到」，以对「未签到」的人员进行提醒签到

「请假」&「未反馈」：可查看请假人员、未反馈人员情况，可以对「未反馈」的人员进行会议提醒

「添加会议纪要记录人」：在参会人员中选择会议纪要的记录人，「修改记录人」：可对当前的人员进行修改

「进入语音视频会议」：会议详情中提供两种入会方式，分别是点击「进入会议」和复制会议号。建议提前下载腾讯会议APP，点击「进入会议」后可直接跳转到腾讯会议APP进入会议，也可以复制会议号到腾讯会议APP中粘贴。

3.4 待进行会议

首页可查看最近自己需要参加的会议列表

3.5 我的会议

查看与我相关的会议纪要

查看我提交过的会议申请记录

查看与我相关的会议记录

3.6 新建会议议题

支持新建会议议题，设置会议类别、查阅权限成员、附件和会后材料是否可见。
在新建会议时支持选择已创建的会议议题进行排会。

3.7 填写报名表

新建会议时，开启报名表填写按钮后，当用户点击确认参与会议时需要填写报名表。点击取消参加再重新点击参加需要重新填写。

四、会议管理

4.1 导出会议

导出发起人、参会人等人员等信息

4.2 查看、导出会议纪要

进入会议纪要TAB页面，可查看、管理（搜索、导出、删除）每个会议的会议纪要

复制会议纪要：
在新增/编辑会议纪要时，点击「允许参会人复制纪要」按钮。开启后，有权限查看会议纪要的参会人能够复制会议纪要中的文字

4.3 搜索/删除会议

1）快速搜索

2）高级搜索

3） 删除会议记录

五、更多操作演示视频