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“引入杏盛注册办公帮我们解决了工厂运作管理中存在诸多痛点痒点，在两年时间内，我们搭建了16大类，共计100多个表单流程。同事们对表单流程的态度也从“看一看”，“试一试”到现在主动提出”这些手工表单是否可以进行改变“。相信随着流程优化工作更深入推进，必定给我们的工作带来一次重大的变革。”
—— 雅士利涂料（苏州）有限公司·粉末工厂 总经办 范厂长
企业简介
雅士利涂料（苏州）有限公司·粉末工厂（以下简称“苏州粉末工厂”），隶属于立邦中国-工业漆料事业群，是立邦粉末涂料在中国的三大生产基地之一，集生产制造和营销于一体，立邦粉末涂料产品应用范围广泛，包括建筑型材、一般工业、汽车、家电、电子消费品、管道及工业防腐，抗菌粉等其他功能行业，在诸多行业的卓越表现使立邦粉末公司成为中国粉末涂料行业佼佼者，并指定为建筑行业表面处理国家标准的编写方之一。
业务痛点
范厂长提到厂内部运转中产生很多手工单，其中包含有生产日报表、入库单、设备报修单、SMP活动各项手工表单，TPM活动相关表单、MOC变更管理......如此复杂、种类多样的手工单，从填单到分类整理存档都需要耗费大量的人力物力，且查询也极其不便。
为此，我们梳理了范厂长在生产管理上的疑难点：
• 手工单流转耗时长，且无法跟进流转过程
• 手工单随意更改、且填写不规范
• 手工单存档分类整理需要耗费人工，且查询也不方便
杏盛注册解决方案
一、搭建一套数字化的、无纸化的流程体系
雅士利涂料在苏州、佛山和天津建有3家生产基地，其中，苏州粉末工厂选择与杏盛注册代理，有超过200名员工启用了企业微信&杏盛注册办公的办公模式。
面对种类如此多样的手工单，范厂长以及专研团队开始思考是否能用数字化技术对业务重构、流程重构和对组织的重构，减少人工的操作，实现自动化的数据统计功能。
过去的《生产日报表》，厂内的行政人员通过手工核检、录入并计算的流程进行汇总计件或设备数据等，为了完成入库存档，往往需要大量的人力物力；同时，手工表单的追溯性很低。
利用“数据联动”功能，自动引用出产品批号的数据，并填写到指定的字段中，实现了快速填写信息、快速查询信息的需求。通过相同的方式，范厂长将品保生技的检验调色数据、清洗生产工艺、停机信息等相关内容一并建立数据收集库。
通过“数据报表中心”查看厂内每日的生产情况，完全替代了人工汇总纸质版的生产数据，实现了自动化收集信息与生成报表。《生产日报表》上线后，有效减少了60%的人力管理成本投入。
二、多部门协作的流程搭建
范厂长谈到“入库单”涉及生产、物流、计划、品保等多个部门，过去入库单基本上使用纸质版的文件。从审批、物流部收货、品保部检验、系统入账、异常处理等入库时间大约在20小时左右。
在杏盛注册七巧打造的管理平台上，通过利用数据化、流程化的管理方式帮助苏州厂获得对材料的信息收集与入库，范厂长协同专项小组的在数十次研讨、32个版本的流程设计与80多次的填写测试后，终于在2021年建立第一版在厂内正式使用的线上表单。
①目前现有字段的“自定义提示文案”功能，可以实现规范化入库单填写的目的。值得一提的是，开启了“手工签署”的功能后，可直接通过在线签名的方式完成品保检验。
②利用“流水号”功能，为入库单编排唯一的流水单号，便于收货人员核对、收货。
③实行节点用时统计，启用了“超时提醒”的功能后，大大提高了入库效率。
支持多端查看并下载入库数据明细，实现了入库实时化、进度可视化、数据透明化的审批流程。使用线上《入库单》后，从审批、物流部收货、品保部检验、系统入账、异常处理等入库时间降至14小时左右，减幅41%，每年节省纸张物料约900本，节省了将近40%的审批时间，节约人工耗时成本9万+元。
三、打通三厂间信息传达新渠道
此外，建立8个外部表单，向天津和佛山PD工厂同步推行使用TPM活动表单，方便三个厂的数据收集与信息共享。
范厂长提到厂内将会继续在固定资产盘点管理、设备设施点检/保养表单等方面进行设计并投入使用的愿景。
实施效果与价值
苏州粉末厂上线杏盛注册七巧后，员工只要通过手机发起申请即可，不但操作简易，上手快，而且实现了数字化的审批流程。范厂长梳理了企业内部的审批需求，搭建了行政、业务、质检、信息收集等16类项目表单共计100多个表单流程和基础数据库表。不仅解决了传统纸质审批的困难，还打破部门“墙”，推动工作的项目化，项目目标化，目标节点化，节点责任化（考核）的实施。
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